H.D.O DE COLOMBIA S.A.S.  se compromete a dar tratamiento adecuado y de conformidad a las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias, a todos los datos personales que Ie sean facilitados y que a su vez son incorporados en sus bases de datos y archivos con las finalidades específica para lo cual les fueron entregados.

EI tratamiento de datos personales podrá realizarse de forma directa por H.D.O DE COLOMBIA S.A.S.  y/o por quien la entidad determine para cada caso. Los titulares de los datos de carácter personal tendrán derecho de forma gratuita a conocer, actualizar, rectificar y/o solicitar la supresión de sus datos personales, mediante comunicación que se recibirá en los canales que H.D.O DE COLOMBIA S.A.S.  designe para ello.

Para el adecuado tratamiento y protección de los datos personales, H.D.O DE COLOMBIA S.A.S.  trabaja tres perspectivas básicas que tienen como fin desarrollar políticas particulares de tratamiento de datos de acuerdo con lo previsto en la ley 1581 de 2012 y demás normativa que la complemente, modifique o derogue, estas perspectivas son:

• Perspectiva Jurídica (que contempla aspectos de cumplimiento de la jurisprudencia)
• Perspectiva Tecnológica (Contempla las salvaguardas de seguridad de la información que deben ser implementadas para asegurar la información)
• Perspectiva Organizacional (Considera los aspectos procedimentales y de organización que deben ser ajustados para el cumplimiento).

H.D.O DE COLOMBIA S.A.S.  definirá cualquier acción relativa a la protección de datos personales en cuanto a la Seguridad de la Información.

CONTENIDO DE LAS BASES DE DATOS

En las bases de datos de H.D.O DE COLOMBIA S.A.S. se almacena información general como nombre completo, número y tipo de identificación, datos de contacto (correo electrónico, dirección, teléfono fijo y móvil). En adición a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, H.D.O DE COLOMBIA S.A.S. puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos. En las bases de datos de colaboradores, proveedores y clientes se incluye, adicionalmente información sobre la historia laboral y académica, datos sensibles requeridos por la naturaleza de la relación laboral (fotografía, conformación del grupo familiar).

En las bases de datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la ley 1581 de 2012.

TRATAMIENTO Y FINALIDAD

La información que consta en las bases de datos de H.D.O DE COLOMBIA S.A.S. es sometida a distintas formas de tratamiento, como recolección, actualización, procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas.

La información recolectada por H.D.O DE COLOMBIA S.A.S. tiene como propósito permitir el adecuado desarrollo de su objeto social como entidad privada. Además H.D.O DE COLOMBIA S.A.S. guarda la información necesaria para dar cumplimiento a fines legales, principalmente en materia Laboral, y contable.

• La base de datos de los colaboradores, se crea con el fin de tener información actualizada del personal que trabaja para la empresa, se archivara en medio físico y/o magnético, donde cada titular tendrá su hoja de vida y contrato; está se compone por colaboradores directos y contratistas, su tratamiento inicia en el momento de la recepción de las hojas de vida con los candidatos a que se llegue a un acuerdo formal, el tiempo de almacenamiento de esta base de datos es hasta 5 años después de haber terminado la relación contractual exceptuando la información de pagos de seguridad social, salvo que el colaborador solicite por escrito que su hoja de vida u otra información sea retirada antes de este término, la respuesta al requerimiento se hará teniendo en cuenta los plazos establecidos por la ley.

• Con la firma del contrato autoriza explícitamente a H.D.O DE COLOMBIA S.A.S., para el tratamiento de sus datos personales, y para que su información haga parte de la base de datos de los colaboradores.
• Las referencias o certificaciones se solicitarán por el colaborador en medio escrito, especificando el nombre del tercero a quien va dirigida dicha certificación, esta tendrá una vigencia de 60 días y la firma del Representante Legal será original.
• Las hojas de vida recaudadas en los procesos de selección, que no sean utilizadas serán destruidas pasados 6 meses por medio de un acta que se guardara bajo llave en un archivo de gerencia.       

• La finalidad de la base de datos de proveedores es netamente comercial ya que hace parte del desarrollo del objeto social de la empresa; esta se almacena en medio físico y/o magnético y la componen personas naturales y jurídicas, el registro de los datos del proveedor se da en la compra de bienes y/o servicios, su almacenamiento se tendrá por 10 años, después de haber terminado relaciones comerciales o se podrá retirar antes de este término por solicitud escrita del titular, la respuesta al requerimiento se hará teniendo en cuenta los plazos establecidos por la ley.

• Las referencias o certificaciones comerciales se solicitarán por el proveedor en medio escrito o correo electrónico, especificando el nombre del tercero a quien va dirigida dicha certificación, esta tendrá una vigencia de 30 días y la firma del Representante Legal será original.

• Los clientes de H.D.O DE COLOMBIA S.A.S., se registran en una base de datos con la finalidad de cumplir las normas comerciales, contables y financieras, esta se almacena en medio físico y/o magnético y la componen los clientes esporádicos y los clientes frecuentes, cada cliente tiene inicio en la base de datos cuando se emite la factura de venta, los clientes frecuentes tienen dos carpetas una con los certificados de mantenimiento y la otra con cotizaciones, órdenes de compra y/o servicio, y correspondencia en general; los clientes esporádicos tienen solo una carpeta con los certificados de mantenimiento, estos archivos se conservaran por 10 años después de haber terminado relaciones comerciales, o se podrán retirar antes de este término por solicitud escrita del titular, la respuesta al requerimiento se hará teniendo en cuenta los plazos establecidos por la ley.

• Las referencias o certificaciones comerciales o de mantenimiento se solicitarán por el cliente en medio escrito o correo electrónico, especificando el nombre del tercero a quien va dirigida dicha certificación, esta tendrá una vigencia de 30 días y la firma del Representante Legal será original.

DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR

De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, los titulares podrán:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a H.D.O DE COLOMBIA S.A.S., o a los encargados. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
2.  Solicitar prueba de la autorización otorgada a H.D.O DE COLOMBIA S.A.S., salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
3. Ser informado por H.D.O DE COLOMBIA S.A.S. o el Encargado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento H.D.O DE COLOMBIA S.A.S., han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.”

OBLIGACIONES DE LA ENTIDAD Y DERECHOS DEL TITULAR

H.D.O DE COLOMBIA S.A.S., deberá:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data;
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado;
• Suministrar al Encargado, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento este previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley;
• Exigir al encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
• Informar al encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el tramite respectivo;
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

PERSONA O AREA QUE ATIENDE CONSULTAS Y RECLAMOS

Toda petición, queja o reclamo relacionado con el manejo de datos personales, en aplicación de lo previsto en la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, deberá enviarse, por correspondencia física a:

Entidad: H.D.O DE COLOMBIA S.A.S.

Dependencia: Gerencia

Dirección: Calle 41 N° 11-57 Vía Maraya

Correo electrónico: gerencia@hdodecolombia.com

Página Web: www.hdodecolombia.com  

La respuesta se hará teniendo en cuenta los plazos establecidos por la ley 1581 de 2012 Artículo 14 y 15.

PROCEDIMIENTO DE PRESENTACION Y RESPUESTA A CONSULTAS

Los titulares de datos personales que consten en las bases de datos de H.D.O DE COLOMBIA S.A.S., o sus causahabientes, podrán consultar los datos que suministrara la información en los términos previstos en la legislación aplicable. Toda solicitud de consulta, corrección, actualización o supresión deberá presentarse por correspondencia física, suministrara a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación de Titular, indicando además dirección, teléfono, correo electrónico para su debida respuesta.

Las consultas serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho termino, se informara al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

PROCEDIMIENTO DE PRESENTACION Y RESPUESTA A RECLAMOS

Los titulares o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierten el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley y además normas que la desarrollan. Toda solicitud de consulta, corrección, actualización o supresión deberá presentarse por correspondencia física o medio electrónico como, e-mail y página web y deberán contener, al menos, la siguiente información:

• Identificación del Titular
• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
• Dirección del Titular
• Documentación que se quiera presentar como prueba

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informara de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.

Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El reclamo será atendido en quince (15) días hábiles como máximo, contador a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no fuere posible atender el reclamo dentro del término establecido, H.D.O DE COLOMBIA S.A.S. informara al interesado los motivos de la demora y la fecha  en que se atenderá su reclamo, el cual no podrá superar a ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Todos los colaboradores de H.D.O DE COLOMBIA S.A.S., deberán proteger la información de las bases de datos de clientes, proveedores y colaboradores y no están autorizados a divulgar información contenida en estas a terceros, ni durante su vinculación con la empresa, ni después de finalizar su relación contractual.

Toda la información contenida en las bases de datos de H.D.O DE COLOMBIA S.A.S., son para uso exclusivo de la organización, como cumplimiento para el desarrollo de sus operaciones y solo será transmitida a terceros, con autorización escrita del titular, exceptuando los casos regidos por la ley.

H.D.O DE COLOMBIA S.A.S., No es responsable del uso indebido que personal de la organización haga de la información de las bases de datos de H.D.O DE COLOMBIA S.A.S., ya que dentro del reglamento interno de trabajo se establece; “NO utilizar información personal que reposa en la organización para acosar, ofender, amenazar, avergonzar, angustiar o invadir la privacidad de cualquier persona o entidad. Si usted viola cualquiera de las anteriores limitaciones, puede ser causal de llamado de atención, incluso terminación del contrato de acuerdo a lo que la ley disponga en el momento por la causal.”

REVOCATORIA DE AUTORIZACIÓN

EI Titular o sus causahabientes podrán tramitar la revocatoria de la autorización de tratamiento de datos personales de acuerdo con lo estipulado en el artículo 8 de la ley estatutaria 1581 de 2012. La solicitud de la revocatoria de la autorización no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

En los casos que sea posible la revocatoria de la autorización, se atenderá bajo las siguientes dos modalidades:

Total: Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que H.D.O DE COLOMBIA S.A.S.,  debe dejar de tratar por completo los datos del Titular de datos personales.

Parcial: Sobre ciertas finalidades consentidas como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. En este caso H.D.O DE COLOMBIA S.A.S., deberá suspender parcialmente el tratamiento de los datos del titular. Se mantienen entonces otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

1. La solicitud de revocatoria se formulara mediante solicitud dirigida a H.D.O DE COLOMBIA S.A.S., con la identificación del Titular. Si la solicitud resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos diez (10) días desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

1. EI término máximo para atender la solicitud de revocatoria será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el trámite dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Los responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
•  Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que Ie asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, usa 0 acceso no autorizado 0 fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente Ie haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del Tratamiento.
•  Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento este previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley;
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
•  Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el tramite respectivo;
•  Informar a solicitud del Titular sobre el usa dado a sus datos;
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

DEBERES ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en
• los términos de la ley.
• Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
• Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley.
• Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
• Abstenerse de circular información que este siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Permitir el acceso a la información uncialmente a las personas que pueden tener acceso a ella.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS

Las políticas de Tratamiento de información Personal de H.D.O DE COLOMBIA S.A.S. estarán vigentes a partir del día treinta (30) de Junio de 2017. H.D.O DE COLOMBIA S.A.S. se reserva el derecho a modificarlas, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley.

Las bases de datos administradas por H.D.O DE COLOMBIA S.A.S. se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones con fines legales, principalmente en materia Laboral, comercial y contable, pero los datos podrán  ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de H.D.O DE COLOMBIA S.A.S. y titular.